گاهی طرف مقابل میگوید ارقام ما درست نیست.
تا پیش از این، معمولاً یعنی تیکت باز میشد، دو خروجی CSV گرفته میشد، بحث در ایمیل ادامه پیدا میکرد و در نهایت امید بود وقتی برگشت اعتبار ثبت شد، فایلهای اکسل هنوز با هم جور باشند.
در فینو این موضوع یک گردش کار رسمی است. اختلاف صورتحساب مشخص میکند اختلاف کجاست، هر واحد آن را حساب میکند و در صورت نیاز بهصورت متوازن برای مصرفکننده و تأمینکننده تسویه میکند.
اختلاف چیست
در هر پرونده این موارد ثبت میشود:
- چه کسی آن را مطرح کرده است (مصرفکننده یا تأمینکننده)
- موضوع اختلاف چیست: فاکتور، پرداخت تسویه، یا یک دورهٔ زمانی
- رقم ما در لحظهٔ ثبت؛ این رقم ذخیره میشود و بعداً دوباره از نو محاسبه نمیشود
- رقم طرف مقابل، اگر اعلام کرده باشد
رقم سمت ما در زمان گشایش پرونده ثابت میماند. اگر اختلافی در مرداد مطرح و در آبان پاسخ داده شود، باید با همان ارقام زمان طرح پرونده سنجیده شود؛ نه با مجموعی که بعداً بهخاطر کارهای نامرتبط عوض شده است.
مصرفکننده میتواند روی فاکتور و دوره اختلاف بگذارد. تأمینکننده روی تسویه و دوره. موضوع مربوط به طرف دیگر پذیرفته نمیشود؛ و در بررسی مالکیت، پاسخ «وجود ندارد» و «متعلق به شما نیست» یکسان است تا شناسهٔ اسناد دیگران لو نرود.
محدودیت سن سند و طول دوره هم وجود دارد تا این قابلیت به کار تطبیق محدود بماند، نه به بازبینی تجاری چندساله.
فایل ادعا؛ نه حدس و گمان
طرف مقابل مجموعه رکوردهای خودش را بهصورت CSV بارگذاری میکند. نام ستونها با چند نام معادل شناخته میشود؛ بنابراین خروجی بسیاری از سامانهها بدون ویرایش جدی قابل استفاده است. بهترین شکل کار این است که ریز اقلام ما را بگیرید، کنار هر ردیف رقم مورد ادعای خود را بنویسید و همان فایل را برگردانید.
برای حفاظت از سامانه، سقف مشخصی برای حجم فایل، تعداد ردیف، تعداد فایل در هر اختلاف و فاصلهٔ زمانی بین بارگذاریها وجود دارد. واحد کسری پذیرفته نمیشود و بیسروصدا گرد نمیشود. ارقام فارسی و عربی-هندی هم قبول میشوند؛ چون در عمل همین شکل داده ارسال میشود.
تطبیق بدون تکیه بر ساعت سیستمها
یک پردازندهٔ پسزمینه ردیفهای طرف مقابل را با ردیفهای ما، بهترتیب اولویت، جور میکند: کلید یکتایی درخواست، شناسهٔ نشست، شناسهٔ درخواست، شباهت محتوا و واحد، شباهت مبلغ، و در آخر نزدیکی زمانی.
زمان بهتنهایی کلید تطبیق نیست. فقط آخرین گزینه است و اگر فقط بر اساس زمان جور شود، در شواهد بهعنوان تطبیق تقریبی علامت میخورد. دو فراخوان با فاصلهٔ یک ثانیه و قیمت یکسان، صرفاً بهخاطر نزدیکی زمان، یک فراخوان محسوب نمیشوند.
هر واحد اختلاف جایی مشخص دارد
نتیجهٔ تطبیق یک تجزیهٔ کامل است: هر واحد اختلاف دقیقاً در یک سطل قرار میگیرد و مجموع سطلها برابر کل اختلاف میشود. آنچه باقی میماند، باقیماندهٔ صریحِ بدون توضیح است؛ نه عددی که بیصدا پنهان شده باشد.
سپس فهرست تشخیص، الگوهای آشنا را روی همین تجزیه نامگذاری میکند. تشخیص فقط علت محتمل را توضیح میدهد و سطلها را دوباره تعریف نمیکند. اگر تشخیص و تجزیه ناسازگار باشند، ملاک همان تجزیه است.
بستهٔ شواهد همراه پرونده ذخیره میشود. پروندهای که در مرداد پاسخ داده شده، در آبان همان ارقامی را نشان میدهد که مبنای پاسخ بودهاند.
بستن پرونده با جابهجایی واقعی پول
با بستن اختلاف میتوان حداکثر دو ردیف مالی در یک تراکنش نوشت: تعدیل ماندهٔ مصرفکننده و تعدیل تأمینکننده. هر دو ابتدا در وضعیت انتظار میمانند تا همان قاعدهٔ پیشنهاد و تأیید روی جداول تعدیل، واقعاً وجوه را آزاد کند.
برای درست ماندن دفاتر این قواعد رعایت میشود:
- اگر نتیجهٔ پرونده تعدیل داشته باشد، حداقل یک ردیف مالی لازم است؛ اگر تعدیل نداشته باشد، هیچ ردیفی نباید ثبت شود.
- اختلافی که هنوز باقیماندهٔ بدون توضیح دارد، بسته نمیشود مگر اپراتور صریحاً آن را بپذیرد و نام او ثبت شود.
- اگر فایل ادعا هنوز تطبیق نشده باشد، بستن پرونده پذیرفته نمیشود؛ نبود نتیجهٔ تطبیق بهمعنای باقیماندهٔ صفر نیست.
علاوه بر این، آشکارسازهای دائمی فاکتورهایی را که از بازهٔ ثابت خود منحرف شدهاند و بازپسگیریهای قدیمی تأمینکننده که عملاً غیرقابل وصول شدهاند، زیر نظر دارند.
چه امکاناتی باز میشود
- طرف مقابل میتواند پرونده را در پنل خودش مطرح و مستند کند
- تیم عملیات بهجای حدس، توضیح رتبهبندیشده و قابل حسابرسی میگیرد
- تسویه از همان مسیر تعدیلهای روزمره عبور میکند
- واحد مالی میتواند وقتی هنوز واحدهای بدون توضیح مانده است، از بستن عجولانه خودداری کند
یک سؤال عملی
وقتی مشتری میگوید فاکتور اشتباه است، هر واحد اختلاف را تطبیق میدهید، یا روی یک عدد تقریبی توافق میکنید و امید دارید باقیمانده دوباره سر بلند نکند؟